Mengatur Tanda Tangan
Apa Itu Tanda Tangan?
Tanda tangan adalah blok teks yang secara otomatis muncul di bagian bawah email Anda. Biasanya berisi nama, jabatan, detail kontak, dan terkadang logo perusahaan atau disclaimer. Dengan mengaturnya sekali, Anda tidak perlu mengetiknya secara manual setiap saat — tanda tangan akan ditambahkan secara otomatis di setiap pesan yang Anda buat.
SmarterMail mendukung beberapa tanda tangan sekaligus, sehingga Anda bisa memiliki tanda tangan yang berbeda untuk konteks yang berbeda — misalnya, tanda tangan profesional lengkap untuk email eksternal dan tanda tangan yang lebih singkat untuk balasan internal.
Cara Mengakses Pengaturan Tanda Tangan
Klik Settings di bagian atas halaman.
Pilih Signatures di sidebar sebelah kiri.
Membuat Tanda Tangan
Klik New Signature.
Beri tanda tangan Anda sebuah nama agar mudah dikenali saat menulis email (misalnya “Profesional”, “Singkat”, “Internal”).
Gunakan editor untuk membuat tanda tangan Anda. Anda dapat memformat teks dengan tebal, miring, dan ukuran yang berbeda, menambahkan hyperlink, menyisipkan gambar seperti logo perusahaan, dan mengatur tata letak sesuai keinginan.
Klik Save setelah selesai.
Menggunakan Tanda Tangan Saat Menulis Email
Saat menulis email baru, Anda dapat memilih tanda tangan mana yang akan digunakan langsung dari jendela penulisan. Cari selektor tanda tangan dan pilih dari daftar tanda tangan yang telah Anda simpan.
Anda juga dapat mengganti tanda tangan di tengah penulisan atau menghapusnya sepenuhnya untuk pesan tertentu — pilihan selalu ada di tangan Anda untuk setiap email.
Tips Tanda Tangan yang Baik
- Tetap singkat. Tanda tangan dengan nama, jabatan, perusahaan, nomor telepon, dan situs web biasanya sudah cukup. Tanda tangan yang panjang dengan banyak disclaimer dan banner bisa terasa berantakan.
- Gunakan format yang konsisten. Gunakan satu atau dua jenis huruf dan hindari terlalu banyak warna — tanda tangan Anda seharusnya melengkapi email, bukan mengalihkan perhatian dari isinya.
- Sertakan tautan, bukan hanya alamat. Jika Anda punya situs web atau LinkedIn, buat hyperlink alih-alih menempelkan URL penuh.
- Hati-hati dengan gambar. Gambar logo mungkin tidak ditampilkan oleh klien email penerima yang memblokir gambar eksternal secara default. Selalu sertakan teks alternatif sebagai cadangan.
- Periksa tampilan dalam format teks biasa. Beberapa klien email menghilangkan format HTML, jadi pastikan tanda tangan Anda tetap terbaca tanpa format tersebut.