Mengatur Autoresponder
Apa Itu Autoresponder?
Autoresponder adalah fitur yang secara otomatis membalas email masuk menggunakan pesan yang telah disiapkan sebelumnya. Fitur ini paling sering digunakan untuk pemberitahuan di luar kantor, balasan saat cuti, atau sekadar memberi tahu pengirim bahwa Anda sedang tidak dapat merespons dan kapan mereka bisa mengharapkan balasan.
Cara Mengatur Autoresponder
Klik Settings di bagian atas halaman.
Pilih Autoresponder di sidebar sebelah kiri.
Atur pesan balasan Anda (lihat penjelasan di bawah), lalu klik Save.
Jenis Balasan
SmarterMail memungkinkan Anda membuat dua pesan autoresponder yang berbeda, tergantung dari mana pengirimnya:
Balasan untuk Pengguna Domain yang Sama Pesan ini dikirim ke siapa pun yang menghubungi Anda dari domain yang sama — biasanya rekan kerja dalam satu organisasi. Di sini Anda bisa menggunakan bahasa yang lebih santai dan langsung ke poin.
Balasan untuk Pengirim Eksternal Pesan ini dikirim ke pengirim dari domain lain — klien, mitra, vendor, atau siapa pun di luar organisasi Anda. Biasanya pesan ini lebih formal karena bersifat publik.
Dua pesan terpisah ini memungkinkan Anda menyesuaikan isi dan nada pesan — rekan internal mungkin membutuhkan informasi yang berbeda dibandingkan kontak eksternal.
Tips Autoresponder yang Baik
- Atur rentang tanggal jika fiturnya tersedia, agar autoresponder otomatis berhenti saat Anda sudah kembali.
- Cantumkan tanggal kembali agar pengirim tahu kapan mereka bisa mengharapkan balasan langsung dari Anda.
- Tambahkan kontak alternatif untuk urusan mendesak, agar pengirim tetap memiliki pegangan jika ada hal penting.
- Hindari mencantumkan informasi sensitif seperti lokasi Anda atau jadwal pribadi di pesan untuk pengirim eksternal.
Note
Autoresponder hanya mengirim satu balasan per pengirim dalam periode tertentu untuk mencegah terjadinya loop balasan. Jadi jika orang yang sama mengirim beberapa email saat autoresponder aktif, mereka tidak akan menerima balasan duplikat setiap kalinya.